Home > Goedwerkgever/goedwerknemer > Tips over internet- en e-mailgebruik vanuit de werkplek
Tips over internet- en e-mailgebruik vanuit de werkplek

Tips over internet- en e-mailgebruik vanuit de werkplek

Onaangekondigd het gehele internet- en e-mailgedrag van een werknemer bijhouden, terwijl daar geen duidelijke aanleiding voor is en andere collega’s van de betreffende werknemer gevrijwaard worden van controle, gaat volgens een recente uitspraak van het Europese Hof te ver.

In de zaak van het Europese Hof gaat het om een werkneemster van een Britse overheidsinstelling, die tijdens haar werk nu en dan privé-telefoontjes pleegt. Ook zoekt zij vanaf haar werkplek op internet wel eens naar koopjes op “Ebay”. Soms verstuurt zij intieme e-mails aan haar vriend. Op enig moment merkt de werkneemster dat al haar internet- en e-mailgebruik voortdurend door haar werkgeefster wordt gecontroleerd. Zij ervaart de controle als een grote inbreuk op haar privacy en procedeert tot aan het Europese Hof, dat haar uiteindelijk in het gelijk stelt.

Kan een werkgever dan helemaal geen controle meer uitoefenen op (excessief) privé-gebruik van e-mail- en internet vanaf de werkplek? Uit rechtspraak blijkt dat controle, onder omstandigheden, wel mogelijk is. Deze omstandigheden hebben over het algemeen betrekking op de kenbaarheid van de controle voor de werknemer, de aanleiding voor de controle en de wijze van controleren door de werkgever.

De kenbaarheid van de controle wordt vergroot indien de werkgever duidelijke regels heeft over het gebruik van e-mail- en internetfaciliteiten. De werkgever kan in deze regels opnemen op welke wijze wel of geen gebruik mag worden gemaakt van de faciliteiten en op welke wijze naleving van de regels wordt gecontroleerd. Ook kan daarin worden opgenomen met welke sanctie overtreding van de regels wordt bestraft.

Voor controle, op individueel niveau, moet ook wel enige aanleiding bestaan. Indien bijvoorbeeld uit een steekproef, of op aangeven van andere werknemers of van derden, of na constatering van te veel download activiteiten vanuit een specifieke computer of op een bepaalde afdeling het vermoeden bestaat van overtreding van de regels, is controle meestal wel gerechtvaardigd. Immers, er is dan een concrete situatie waarbij de werkgever er belang bij heeft om verder onderzoek te doen.

Bij een controle moet de privacy van de betreffende werknemer natuurlijk wel zoveel mogelijk worden gewaarborgd. Dit betekent dat de werkgever zo veel mogelijk alleen de voor het onderzoek relevante gegevens mag controleren en niet overal in mag gaan snuffelen.

Als dan blijkt dat de werknemer de regels heeft overtreden, kunnen de gevolgen verschillend zijn. De ene keer kan overtreding tot ontslag leiden en de andere keer leidt overtreding slechts tot een (ernstige) waarschuwing.

Om de positie van de werkgever zo sterk mogelijk te maken, kunnen de volgende tips worden gegeven:

1. Stel gedegen richtlijnen omtrent privé-gebruik van internet- en e-mailfaciliteiten en waarschuw de werknemers over de sanctie die staat op overtreding van deze richtlijnen.

2. Maak vooraf aan werknemers duidelijk dat surf- en e-mailgedrag aan controle onderhevig kan zijn en betrek de OR hier eventueel bij.

3. Ga pas tot daadwerkelijke individuele controle over als er een redelijk vermoeden van misbruik is.

4. Controleer zo beperkt mogelijk. Open bijvoorbeeld niet e-mails, waarvan duidelijk is dat die met de reden van het onderzoek niets te maken hebben.

  • LinkedIn
  • Facebook
  • Twitter
  • Google Plus
  • del.icio.us
  • email
  • PDF
  • Print
Naar boven scrollen